Facturation automatisée
Comment gérer les nouveaux membres qui arrivent en cours d'année ?
Chaque comité est confronté au même problème.
Un nouveau membre rejoint le club en novembre alors que les cotisations annuelles sont envoyées en janvier.
Que faire ?
- Facturer une année complète ?
- Offrir les deux derniers mois ?
- Facturer au prorata ?Cette approche permet également d'avoir des prix et des échéances de facturations différenciées pour les personnes qui ne peuvent assurer de grosses sorties financière en une fois.
- Envoyer immédiatement une nouvelle cotisation quelques semaines plus tard ?
Automatiser les cotisations de votre club
Chaque année, le comité doit préparer les cotisations, vérifier les nouveaux membres, gérer les arrivées en cours d'année, envoyer les factures et effectuer les rappels.
Avec MonAdmin, tout ce processus peut être automatisé.
Les cotisations sont gérées à l'aide des activités et des inscriptions. Une activité peut être configurée avec une facturation automatique, puis chaque inscription définit sa fréquence de facturation :
- Annuelle
- Semestrielle
- Trimestrielle
- Chaque 2 mois
- Mensuelle
Cette approche permet également d'avoir des prix et des échéances de facturations différenciées pour les personnes qui ne peuvent assurer de grosses sorties financière en une fois.
Chaque matin à 4 heures, MonAdmin vérifie automatiquement les inscriptions qui doivent être facturées. Les factures sont alors générées et sont envoyées automatiquement aux membres par mail ou e-post (la poste imprime les PDF et les envoie en courrier, ce service est payant).
Cette approche permet notamment de gérer simplement les nouveaux membres. Une personne qui rejoint le club aujourd'hui recevra sa première cotisation selon les règles définies par le club, puis les suivantes à l'échéance prévue. Plus besoin de calculs manuels, de listes Excel ou de rappels dans un agenda.
Le comité configure le fonctionnement une seule fois et MonAdmin se charge du reste.
Fonctionnement technique
- Création d'une activité « Cotisation »
- Activation de la « Facturation automatisée » Cette approche permet également d'avoir des prix et des échéances de facturations différenciées pour les personnes qui ne peuvent assurer de grosses sorties financière en une fois.
- Définition de la fréquence sur l'inscription
- Contrôle automatique quotidien à 4h00
- Génération des factures
- Envoi des e-mails
- Suivi des paiements et rappels
Quelques clics de configuration permettent ensuite d'automatiser durablement la gestion des cotisations du club.